안녕하세요! 행쿠입니다.
52번째 리뷰할 도서는 어맨사 임버의 거인의 시간입니다.
저자는 구글, 애플, 디즈니 등 세계적인 기업에서 일하는 방식에 관한 커설팅을 제공하는 시간 관리 전문가로, 본 책을 통해 시간을 현명하게 사용하는 다양한 방법을 소개합니다.
본문에서 제가 뽑은 시간관리 방법 대해 공유해보도록 하겠습니다.
1. 우선순위
- 할 수도 있는 일 목록 만들기 : 해야하는 일이 아닌 할 수도 있는 일만 적는 목록,
즉 ’할 수 도 있는 일 목록’을 만든다. 급하지 않는 일상적인 일은 당신의 하루에 끼어들어 정작 중요한 업무에 집중하지 못하게 막는다. 이런 일들을 할 수도 있는 일 목록에 적는 것이다. 이 목록에 적은 일들은 이름처럼 내 선택에 따라 할 수도 있고 하지 않을 수도 있다. 만약 할 수도 있는 일 목록에 처리하지 않은 작업이 쌓이기 시작하면 시간을 따로 정해서 한꺼번에 처리한다.
- 세 가지 범주로 나눠 주간 리뷰하기 : 매주 금요일 오후마다 자기 자신과 20분동안 회의하는 시간을 보낸다. ‘일’, ’인간관계‘, ’나‘를 적어서 범주마다 다음 주에 성취하고 싶은 중요한 일을 최소한 한 개씩 적고, 이 활동을 언제 할 것인지도 함께 정한다.
2. 구조화
- 하이라이트만을 위한 일정잡기 : 아침에 업무를 시작할 때 자신에게 이렇게 질문한다. ‘지금이 하루를 마무리하는 저녁이라면, 어떤 일이 오늘의 하이라이트이기를 바라는가? 그런 다음 여러 할 일 주에서 완수하기까지 60~90분이 소요되는 일을 고르고 당신의 컨디션이 최상인 시간대에 배정하는 것이 좋다. 하이라이트 업무를 하루동안 해야하는 다른 어떤 일보다 최우선으로 처리한다.
- 시간을 효율적으로 활용하기 : 생산성의 한계에 다다랐다면 앞으로 남은 시간을 최대한 활용하기 위해 비교적 쉬운(어쩌면 덜중요한)일로 바꿔보자. 그러지 않고 계속 중요한 일에만 매달리면 집중할 수 있는 에너지가 계속 줄어들기 때문에 결국 형편없는 결과를 얻게된다. 그럴바에는 이 시간에 행정 업무 같은 덜 중요한 일을 처리하는 것이 시간 활용 측면에서 더 효율적이다.
- 일정에 빈틈을 만들기 : 일정을 빈틈없이 계획하면 자신이 생산성 높은 하루를 보내는 것 같은 기분이 든다. 하지만 이 가짜 기분에 속아서는 안된다. 오히려 아무것도 하지 않은 시간을 일정에 ’일부러‘ 집어넣어야한다. 그래야 회의나 업무가 계획한 시간보다 길어지거나 갑자기 예상치 못한 일이 발생해 처리해야 할 때 이를 유연하게 대처할 수 있다.
- 헤밍웨이 트릭 : 하루 업무를 마칠 때 하던 일을 마무리 짓지 말고 의도적으로 중간에서 멈춘다. 하던 일이 글쓰기이든 발표 자료 준비든 코딩이든 상관없다. 이렇게 중간에서 멈추면 다음 날 작업을 다시 시작하기가 훨씬 수월하다.
- 퇴근 준비 리추얼 만들기 : 퇴근 시간이 가까워져 오면 5~10분동안 업무 환경을 정리하는 시간을 보낸다. 책성과 주변을 정리하고 그런 다음 컴퓨터 환경을 정리한다.
3. 효율화
- 세 개의 폴더로 이메일 관리하기 : 할일 / 대기중인 할일 / 읽을거리로 폴더에 각각 이름을 붙인다. 하루 중 가장 컨디션이 좋은 시간에는 ’할일‘ 폴더에 보관한 이메일을 처리한다. 컨디션이 저하되는 시간에는 ’읽을거리‘ 폴더를 확인한다. ’대기중인 할일’폴더는 하루에 한두번 열어보고 급하게 처리해야 할일이 있는지 확인한다.
4. 집중
- 고독 결핍 극복하기 : 고독 결핍에 빠지지 않기 위해 콘텐츠 소비 시간을 줄이고 그만큼 혼자 생각하는 시간을 늘리는 계획을 세운다. 휴대폰을 손에 닿지 않는 곳에 보관해서 콘텐츠를 소비하고 싶은 유혹에 빠지지 않도록 한다. 또한 혼자 생각하는 시간을 보낼때는 그저 자기 생각에만 집중한다.
- 음악 한 곡을 반복해서 듣기 : 좋아하는 음악을 한 곡 고른다. 플레이리스트 한 개를 골라도 좋다. 집중력이 필요한 일을 하는 동안 당신이 고른 음악을 반복해서 듣다 보면 몰입상태에 빠지게 된다. 나중에는 그 음악을 틀기만 해도 쉽게 몰입 상태에 빠질 수 있게 된다.
5. 성찰
- 인생을 정기 점검하기 : 일년에 2번, 인생을 정기 점검하는 날을 정해서 일정에 등록한다. 인생 정기 점검일에는 ‘현재 내 일에 만족하는지’, ‘정체기에 접어든 것은 아닌지’, ‘지금 하는 일에서 활력을 얻는지’, ‘내가 성장할 수 있는 기업 문화가 현재 직장에 마련되어 있는지’를 스스로 질문해본다. 이 질문들에 대한 대답을 읽어보면서, 현재 상황을 개선하기 위한 처방을 스스로 내린다.
- 피드백은 60%정도 완성했을 때 구하기 : 피드백을 너무 늦게 구하지 않도록 주의한다. 작업물의 5~60%정도를 완성했을 때가 피드백을 구하기에 가장 좋은 시기이다.
- 해야한다 대신 할 수 있다라고 말하기 : 어떤 일을 해야한다고 말하면 그 일이 싫어지거나 하고 싶지 않은 의무처럼 느끼기 쉽다. 할 수있다 전략은 평범한 집안일을 선물 같은 일로 인식하게 만든다. 어떤 일을 할 수 있다고 생각하면 그 일을 선택하고 통제하는 권한이 나에게 있는 것 처럼 느껴진다. 이렇게 해야한다에서 할수있다라고 생각을 재구성하는 전략은 일을 미루지 않고 완수하게 해서 시간 효율성 측면에서도 효과적이다.
6. 연결
- 휴면 상태의 인맥을 활성화하기 : 한 달에 한 번 시간을 정해서 몇 년 동안 연락하지 못하고 지낸 지인 2~3명의 이름을 적어본다. 당신이 이들에게 어떤 도움을 줄 수 있을지 생각해보자. 그들에게 도움을 받은 것에 대해 감사하다고 말하고 싶을 수도 있고, 그들이 좋아할만한 정보를 공유할 수도 있다. 아니면 당신이 현재 하는 일에 대한 조언을 구할 수도 있다.
- 극단적 기버가 되기 : 누군가와 장기적인 관계를 맺으려 한다면 그 사람에게 꼭 필요한 것을 주겠다는 너그러운 마음을 가져야 한다. 그 사람의 삶에서 일어나는 주요 사건들을 계속 지켜보도록하자. 그 사람에게 희소식이 있을 때, 이메일을 보내거나 sns에서 좋아요를 누르는 등의 일반적인 방식 말고 좀더 의미 있는 방식으로 축하하는 방법을 찾아보자.
- 가족에 대해 질문하기 : 누군가와 업무적인 관계를 맺어야 할 때 곧바로 일에 관한 대화를 나누고 싶더라도 자제한다. 대신 상대방의 가족이나 어린 시절에 대해 질문한다. 모두가 공감할 수 있는 주제인 가족과 어린 시절에 관해 이야기를 나누면 상대방과 더욱 돈독하고 인간적인 관계를 빨리 맺을 수 있다.
- 흥미로운 대화 소재를 미리 준비하기 : 누군가 당신에게 “요즘 뭐하고 지냈어요?”라고 묻는다면 미리 생각해 놓은 대화 소재 중 한 가지를 골라 대답한다. 흥미로운 대화가 자연스럽게 이어질 것이다.
7. 에너지
- 힘든일을 즐겁게 만들기 : 예를들어 이메일에 답장하는 일을 싫어하고 음악 듣는 것을 좋아한다면 이 두 가지를 짝지어 보는 것이다. 힘든 일을 할 때 자신에게 기쁨과 활력을 주는 것을 같이 시도해 본다. 이 과정을 계속 반복하다 보면 온모의 기운을 빨아들이는 것처럼 하기 싫었던 일이 점차 하고 싶은 일로 바뀌는 경험을 하게 될 것이다.
- 설렘 폴더 만들기 : 마음이 울적하거나 의욕이 사라진 기분이 들면 당신을 기분 좋게 하는 물건을 찾아본다. 사진이나 이메일, 다른사람이 보낸 긍정적인 피드백도 좋고, 자격정츠럼 당신이 이뤄낸 성과에 관한 물거을 골라도 좋다. 이 물건들을 컴퓨터에 생성한 설렘 폴더에 저장해보자.
- 나를 언짷게 하는 요인 제거하기 : 일상에서 반복적으로 당신을 언짷게 하는 요인을 목록으로 작성해본다. 매주 또는 매일 하는 일 중에서 당신을 좌절시키거나 짜증 나게 하는 일, 또는 지겹게 느껴지는 일을 적어본다. 이 일을 다른사람에게 위임하거나, 작업을 중단하거나, 비용을 지급해서 문제를 해결하거나, 다른 업무로 변경해서 더는 언짢은 감정을 느끼지 않도록 조치한다.
여러가지 시간 방법들이 있지만, 저는 개인적으로 하루에 하이라이트 업무(최우선과제)을 정해서 하는 것과 훼밍웨이 트릭(일을 어느정도 분량만 해두고 내려놓기), 콘텐츠를 소비하는 고독결핍의 상태에서 벗어나기(아웃풋) 가 와닿았던 것 같습니다.
어디선가 이런 말을 들은 적이 있습니다.
‘우리에게는 시간이 더 필요한 것이 아니라, 시간을 관리하는 방법이 필요하다.’
한정돼 있는 자원인 시간을 잘 활용해 보다 생산적인 하루하루를 살아가면서 더 좋은 미래를 꿈꾸는 모든분에게 추천하고 싶은 책입니다.
행쿠 드림.
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